Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest EventPlus Pro Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Grunwaldzkiej 88, 80-244 Gdańsk, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000742183, NIP 583-341-92-17, REGON 381429054. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: [email protected] lub listownie pod wskazanym adresem siedziby.

2. Podstawy prawne i cele przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz na podstawie odpowiednich podstaw prawnych zgodnych z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO):

• Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — przetwarzamy dane podane w formularzu kontaktowym i w trakcie zamówienia usługi eventowej w celu przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, wystawienia dokumentów rozliczeniowych oraz kontaktu operacyjnego w trakcie realizacji zlecenia.
• Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — przetwarzamy dane w celach analitycznych i statystycznych dotyczących korzystania z serwisu, obrony przed roszczeniami prawnymi oraz w celu wysyłki ankiet satysfakcji po zakończeniu wydarzenia (dot. dotychczasowych klientów).
• Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — jeżeli wyraziłeś/aś zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych, przetwarzamy Twój adres e-mail lub numer telefonu w celu przesyłania informacji o naszych usługach i aktualnych ofertach.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przetwarzamy dane w zakresie wymaganym przepisami prawa podatkowego, rachunkowego i archiwizacyjnego (np. ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.).

3. Zakres zbieranych danych

W zależności od celu przetwarzania zbieramy następujące kategorie danych osobowych:

Dane kontaktowe i identyfikacyjne

• Imię i nazwisko lub nazwa firmy
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Adres korespondencyjny lub adres siedziby
• NIP (w przypadku zamówień firmowych)

Dane dotyczące usługi

• Opis zamówionego eventu i wymagania techniczne
• Data, miejsce i przybliżona liczba uczestników
• Korespondencja mailowa i notatki ze spotkań

Dane techniczne

• Adres IP w zanonimizowanej formie
• Typ przeglądarki i system operacyjny
• Strony odwiedzone w ramach naszego serwisu i czas trwania sesji (dane agregowane)

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres:

• Dane z formularza kontaktowego — przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ewentualnej realizacji umowy, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że zawarto umowę (wówczas termin wydłuża się).
• Dane w ramach zawartej umowy — przez czas trwania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu (termin wynikający z przepisów prawa cywilnego i podatkowego).
• Dane marketingowe (na podstawie zgody) — do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 5 lat od jej wyrażenia.
• Dokumenty księgowe — przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym dokument powstał, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu:

• Podmiotom świadczącym usługi IT i hosting (w tym dostawca poczty elektronicznej i hostingu serwisu) — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zapewniających odpowiedni poziom ochrony.
• Biuru rachunkowemu obsługującemu EventPlus Pro — w zakresie dokumentów finansowych.
• Partnerom logistycznym (dekoratorzy, wynajmujący sale, cateringowie) — wyłącznie w zakresie danych kontaktowych i opisu zlecenia niezbędnych do realizacji Twojego eventu, po wcześniejszym poinformowaniu Cię o tym fakcie.
• Organom publicznym — wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (np. organy podatkowe, organy ścigania na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu).

Dane nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Wszelkie narzędzia analityczne używane przez serwis są skonfigurowane tak, by anonimizować adresy IP i nie transferować danych do USA.

6. Twoje prawa

Na podstawie przepisów RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — możesz zażądać informacji o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy i na jakiej podstawie.
• Prawo do sprostowania — jeżeli przechowywane przez nas dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz żądać ich poprawienia.
• Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) — możesz żądać usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO, m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — w określonych sytuacjach możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo do sprzeciwu — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu, w tym w celach marketingowych.
• Prawo do cofnięcia zgody — w każdej chwili możesz cofnąć wcześniej wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed jej cofnięciem.

Żądania dotyczące realizacji praw kieruj na adres: [email protected]. Odpowiemy w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku. Jeżeli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy EventPlus Pro, zobowiązani do zachowania poufności.

8. Pliki cookie

Informacje o plikach cookie stosowanych przez nasz serwis znajdziesz w odrębnym dokumencie: Polityka cookies.

9. Zmiany w Polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa lub wdrożeniem nowych rozwiązań technologicznych. O istotnych zmianach będziemy informować poprzez ogłoszenie na stronie głównej serwisu lub wiadomość e-mail (w stosunku do osób, których dane przetwarzamy). Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią niniejszego dokumentu.