Regulamin świadczenia usług

§1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług eventowych przez EventPlus Pro Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Grunwaldzkiej 88, 80-244 Gdańsk, NIP 583-341-92-17, REGON 381429054, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000742183 (zwaną dalej Organizatorem).

1.2. Usługi świadczone przez Organizatora polegają na profesjonalnej organizacji rozrywkowych imprez tematycznych, wieczorów gier towarzyskich, karciarnych i planszowych, eventów integracyjnych oraz innych usług eventowych opisanych w aktualnej ofercie dostępnej na stronie www.eventpluspro.com.

1.3. Wszystkie organizowane przez nas imprezy mają charakter wyłącznie rozrywkowy i towarzyski. Organizator nie prowadzi i nie organizuje gier hazardowych w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. z 2023 r., poz. 227 ze zm.). Żadna z realizowanych imprez nie wiąże się z wpłatami ani wypłatami pieniężnymi przez uczestników tytułem wygranych.

1.4. Klientem w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest każda osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która złoży zamówienie na usługi Organizatora.

§2. Złożenie zamówienia i zawarcie umowy

2.1. Zamówienie usługi może być złożone: za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie www.eventpluspro.com/kontakt, drogą elektroniczną na adres [email protected], telefonicznie pod numerem +48 58 349 1627 lub osobiście w biurze Organizatora.

2.2. Po otrzymaniu zapytania Organizator przesyła Klientowi szczegółową ofertę w formie pisemnej (elektronicznej) w terminie do 48 godzin roboczych. Oferta zawiera: szczegółowy opis usługi, termin realizacji, ostateczną cenę oraz warunki płatności i rezygnacji.

2.3. Umowa o świadczenie usług eventowych zostaje zawarta z chwilą pisemnego (mailowego) potwierdzenia przyjęcia oferty przez Klienta oraz uiszczenia zaliczki, o której mowa w §3.

2.4. Wszelkie ustalenia dotyczące zakresu, terminu i szczegółów eventu wymagają formy pisemnej (w tym elektronicznej). Ustalenia telefoniczne są wiążące wyłącznie po potwierdzeniu ich drogą mailową przez obie strony.

§3. Płatności i zaliczka

3.1. Ceny usług podawane są w polskich złotych (PLN) i są cenami netto. Do ceny netto doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce (aktualnie 23% dla usług eventowych).

3.2. W celu rezerwacji terminu Klient zobowiązany jest do wpłaty zaliczki w wysokości 40% wartości brutto zamówienia w terminie 5 dni roboczych od zaakceptowania oferty. Zaliczka jest bezzwrotna w przypadku rezygnacji przez Klienta, z zastrzeżeniem §5.

3.3. Pozostałe 60% wartości brutto zamówienia Klient uiszcza nie później niż 7 dni przed terminem eventu. W przypadku zamówień składanych z wyprzedzeniem krótszym niż 14 dni Klient jest zobowiązany do uregulowania całości należności w ciągu 3 dni roboczych od przyjęcia zamówienia, jednak nie później niż 48 godzin przed eventem.

3.4. Płatności realizowane są przelewem na rachunek bankowy: mBank S.A., 94 1140 2004 0000 3102 8153 7741 lub gotówką/kartą w biurze Organizatora. W tytule przelewu należy podać numer oferty.

3.5. Za datę płatności uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Organizatora.

§4. Realizacja usługi

4.1. Organizator zobowiązuje się dostarczyć wszelki sprzęt, materiały do gry i obsadę animatorów w uzgodnionym miejscu i czasie, nie później niż 60 minut przed planowanym początkiem eventu (czas rozstawienia i przygotowania).

4.2. Klient jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej przestrzeni dla organizacji eventu zgodnej z wymaganiami technicznymi przekazanymi przez Organizatora na etapie przygotowań (minimalna powierzchnia, dostęp do prądu, oświetlenie).

4.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z przyczyn leżących po stronie Klienta lub miejsca organizacji eventu (np. nieodpowiednie warunki lokalowe, awaria prądu, brak dostępu do ustalonego miejsca).

4.4. Liczba uczestników eventu nie może przekroczyć liczby podanej w umowie o więcej niż 10% bez wcześniejszego pisemnego uzgodnienia z Organizatorem. Udział dodatkowych uczestników powyżej 10% tolerancji wiąże się z dopłatą ustaloną w aneksie do umowy.

§5. Rezygnacja i zmiana terminu

5.1. Rezygnacja z eventu możliwa jest wyłącznie w formie pisemnej (mailowej) na adres [email protected]. Za datę rezygnacji przyjmuje się dzień potwierdzenia jej przyjęcia przez Organizatora.

5.2. Zasady zwrotu płatności przy rezygnacji:

• Rezygnacja powyżej 21 dni przed eventem: zwrot wpłaconej zaliczki pomniejszony o koszty administracyjne w wysokości 15% jej wartości.
• Rezygnacja między 8 a 21 dniem przed eventem: zaliczka bezzwrotna; wpłacone płatności powyżej zaliczki podlegają zwrotowi.
• Rezygnacja w terminie 7 dni lub mniej przed eventem: opłata za event wymagalna w pełnej wysokości; żadne wpłaty nie podlegają zwrotowi.

5.3. Jednorazowa zmiana terminu eventu jest możliwa bezpłatnie, pod warunkiem zgłoszenia jej nie później niż 14 dni przed pierwotnym terminem i dostępności nowego terminu w grafiku Organizatora. Kolejna zmiana terminu wiąże się z opłatą administracyjną w wysokości 200 PLN netto.

5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania eventu z ważnych przyczyn losowych (np. siła wyższa, choroba całego zespołu animatorskiego). W takim przypadku Klientowi przysługuje pełny zwrot wpłaconych kwot lub — za obopólną zgodą — bezpłatne przełożenie terminu.

§6. Reklamacje

6.1. Wszelkie reklamacje dotyczące jakości świadczonych usług Klient powinien zgłosić w formie pisemnej (mailowej) na adres [email protected] w terminie do 14 dni od daty zakończenia eventu.

6.2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko lub nazwę firmy Klienta, datę i opis eventu, opis niezgodności lub zastrzeżeń oraz — jeżeli to możliwe — dokumentację fotograficzną lub inne dowody.

6.3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie do 21 dni roboczych od jej otrzymania i informuje Klienta o sposobie jej rozwiązania. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony do 45 dni, o czym Klient zostanie poinformowany.

§7. Ochrona danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych Klientów odbywa się zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce prywatności EventPlus Pro, stanowiącej załącznik do niniejszego Regulaminu i jego integralną część.

§8. Postanowienia końcowe

8.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. z 2023 r., poz. 1610 ze zm.) oraz przepisy dotyczące ochrony konsumentów.

8.2. Ewentualne spory wynikające z zawartych umów strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora (Gdańsk).

8.3. Klientowi będącemu konsumentem przysługuje prawo do pozasądowego rozwiązania sporu za pośrednictwem platformy ODR dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr oraz Stałego Polubownego Sądu Konsumenckiego przy Inspekcji Handlowej w Gdańsku.

8.4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klienci posiadający aktywne zamówienia będą informowani drogą elektroniczną. Zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od ich opublikowania na stronie internetowej.